Sistema TMS: o que é e como funciona [GUIA COMPLETO]

Planejamento de carga ou planejamento de rota

Este é um recurso crucial para empresas que contratam veículos dedicados que comumente realizam mais de uma entrega utilizando o mesmo veículo.

Não é simples a tarefa de alcançar a melhor otimização da carga para definir quantos e quais tipo de veículos devem ser utilizados.

A utilização de um veículo a mais ou o tipo do veículo inadequado acarreta num grande custo adicional à operação de transporte.

Este custo, muitas vezes, nem é percebido, pois é um erro dificilmente acusado.

Com o planejamento de carga, as empresas que contratam veículos dedicados, ganham a capacidade de automatizar a gestão de demanda de frete.

As empresas organizam os pedidos de acordo com os destinos, tempo de entrega e ocupação dos veículos necessários. 

Desta forma, o gestor pode fazer a redução de custos com um processo de contratação mais inteligente, utilizando veículos com melhor custo benefício e com melhor aproveitamento.

Obs: Cabe comentar aqui que, quando o frete é contratado na modalidade de carga fracionada, a responsabilidade do planejamento, definindo o tipo e quantidade de veículos, é da transportadora, não devendo influenciar diretamente no valor cobrado pelo frete.

Alguns destaques do planejamento de cargas:

• O Sistema TMS Recebe todos os pedidos do ERP com ou sem estoque;
• Organiza os pedidos no sentido de data de entrega para consolidar a carga, represando por subgrupos de datas e os tempos de entrega baseado nas tabelas de frete e disponibilidade para entrega;
• Libera de forma manual ou automatizada as entregas para o planejamento de rotas e sequenciamento das entregas;
• Cria uma visão de prioridade e status de cada pedido e ou embarque conforme tempo limite para entrega; 

Seleção automatizada de transportadora por custo, qualidade e tempo de entrega

Quando o embarcador tem uma grande demanda de fretes para diferentes locais e conta com mais de uma transportadora parceira, a interpretação e comparação de cada uma das tabelas de frete negociadas se torna impossível.

A quantidade de parâmetros e variáveis são tantos que somente um processo automatizado é capaz de encontrar sempre o melhor custo benefício.

Portanto este é um dos recursos mais importantes do TMS que possibilitará a execução desta tarefa de forma precisa numa fração de segundo.

Além de proporcionar redução de custos, possibilita que o embarcador trabalhe com uma quantidade maior de parceiros de transporte que forneçam vantagens em diferentes locais ou situações específicas.  

Alguns destaques da seleção automatizada de transportadora:

• Agilidade na seleção do frete com o melhor custo benefício
• Precisão nos cálculos de todas os componentes da tabela de frete
• Confirmação automática do valor do frete, não sendo necessário uma nova cotação
• Viabiliza a automatização da auditoria de frete.

Roteirização

Geralmente a roteirização fica por conta da transportadora quando a modalidade de contratação de é frete fracionado.

Isso acontece, pois um mesmo veículo é utilizado para entrega de vários embarcadores diferentes.

Para os casos em que o veículo é contratado com exclusividade (carga lotação/dedicado, com várias entregas ou não), torna-se estratégico e econômico que o embarcador realize o planejamento de carga e a roteirização das entregas, evitando erros e desperdícios.

A escolha da melhor sequência de entrega interfere no tempo final de cada entrega bem como na distância total a ser percorrida que, por sua vez, deverá interferir no valor do frete.

Alguns destaques da roteirização:

• Redução expressiva de custo com contratação desnecessária de veículos
• Aumento da capacidade de entregas com os mesmos recursos
• Melhoria do índice de entregas no prazo

Agendamento de coleta e gestão de doca

Dependendo do perfil da operação de transporte, há a necessidade de uma gestão de docas mais apurada. 

Nestes casos, a sistematização do processo de agendamento do horário da coleta com a definição da doca, em que a transportadora deverá realizar a coleta é um recurso desejável, permitindo uma gestão adequada dos recursos utilizados na operação de embarque.

Para este procedimento, o TMS disponibiliza uma interface, preferencialmente web, para que a transportadora aponte ou confirme o horário da coleta, conforme as docas disponíveis.

Alguns destaques do agendamento de coleta e gestão de doca:

• Agilidade operacional do agendamento
• formalização do agendamento
• Visibilidade de ocupação e disponibilidade das docas
• Comunicação automatizada de todos os envolvidos Embarcador e Transportador

Acompanhamento de entregas e gestão de ocorrências – Torre de Controle

Acompanhar cada entrega e, se for o caso, cada veículo dedicado contratado não é uma tarefa simples, mas é certamente extremamente necessário.

A qualidade do processo de entrega vem ganhando cada vez mais importância e é atualmente um dos itens que mais interfere na decisão do comprador.

Por consequência, uma das principais ondas tecnológicas da logística é a torre de controle de entregas que reúne, numa central de fácil acesso, todas as informações necessárias para que o Embarcador acompanhe e interfira no processo de entrega.

Um bom Sistema TMS deverá ter em sua plataforma a capacidade de apresentar informações sobre o acompanhamento de todos os veículos de todas as transportadoras por meio de integração com os rastreadores ou aplicativos utilizados pelos motoristas.

Para o acompanhamento de cada entrega, seja disposta num veículo dedicado ou transportado na modalidade de frete fracionado, o TMS deverá disponibilizar as informações de cada entrega com o seu status de acompanhamento

A exemplo disso, se a carga foi coletada, está em trânsito, saiu para entrega, se foi entregue e até mesmo o apontamento de alguma ocorrência  de entrega total ou parcial.

A Torre também possibilita que o Embarcador, em algumas situações, interfira no processo, auxiliando às transportadoras com informações ou decisões tomadas rapidamente baseadas em dados precisos e instantâneos.

Mais uma aplicação deste recurso é a capacidade que o Embarcador passa a ter de se posicionar para seu cliente pelo seu SAC de forma ágil e precisa sem a necessidade de interpelar o transportador ou, em casos mais críticos, o motorista deste.

Alguns destaques da Torre de Controle:

• Visibilidade centralizada de todos os veículos e todas as transportadoras
• Acompanhamento dos prazos de entrega
• Antecipação para possíveis atrasos

Auditoria de frete

Uma das funcionalidades mais importantes do TMS Embarcador, a auditoria de frete, consiste no confrontamento automatizado entre o valor cobrado pela transportadora e o valor negociado e especificado na tabela de frete.

Esta atividade, quando executada manualmente, é dificultada pela complexidade das tabelas de frete que possuem um grande número de variáveis e componentes, tais como taxas de dificuldade de entrega, pedágio, impostos entre outros.

Desta forma, quando a quantidade de fretes contratados é alta (em alguns casos centenas por dia), realizar a conferência um a um, verificando cada componente se torna inviável.

Além disso, isso faz com que este processo seja realizado na base de amostragens.

Naturalmente que em alguns casos, erros não identificados podem onerar em muito a conta frete a ser paga.

No Sistema TMS este processo é totalmente sistematizado.

Todos os CT-e são importados automaticamente e com base nas tabelas de frete cadastradas e nas NF-e já armazenadas o TMS compara cada componente e variável de cada frete realizado.

Um processo que poderia levar horas e até dias é realizado na totalidade e com extrema precisão em poucos segundos.

Alguns destaques da Auditoria de Frete

• Redução da conta frete por evitar possíveis erros nas cobranças
• Conferência de todos os CT-e recebidos automaticamente
• Verificação e confirmação na hora que o CT-e é recebido
• Confirmação de todos das variáveis e componentes da tabela
• Identificação dos índices de confiabilidade das transportadoras
• Registro de pagamentos de valores fora da conformidade

Relatórios operacionais e gerenciais

Este certamente é um recurso extremamente importante e inerente a qualquer sistema de gestão.

Ter a capacidade de gerar relatórios operacionais e gerenciais de todos os processos controlados pelo sistema, são essenciais para que todos os envolvidos explorem o máximo da ferramenta.

Assim eles podem realizar conferências e tirar conclusões analíticas que influenciarão a evolução do negócio como um todo.

Alguns destaques dos relatórios 

• Extração de relatórios de forma centralizada com dados consistentes
• Disponibilidade de dados em tempo real, conforme operação
• Informações disponíveis para diferentes agentes a qualquer momento

Geração de KPIs indicadores de produtividade e qualidade

Tão importante quanto os relatórios, um TMS bem desenvolvido disponibiliza indicadores de performance (KPI – Key Performance Indicator)  que possibilitem uma visão rápida e consistente da saúde do processo de transporte.

Estes indicadores que resumem os dados armazenados, deixarão claro para a empresa como os processos geridos estão evoluindo.

Eles permitem que as decisões sejam tomadas de forma rápida e segura. 

Alguns destaques dos KPIs:

• Informações estratégicas alimentadas em tempo real
• Viabiliza a tomada de decisões com agilidade
• Permite identificar evolução e anomalias dos processos de forma simples e direta

Na figura abaixo vemos alguns exemplos de indicadores:

Quais as funcionalidades do TMS?

Em resumo, um TMS tem a finalidade de gestão de todos os itens, processos, documentos e pessoas envolvidas nas etapas de transporte de cargas.

Listamos abaixo algumas das principais funcionalidades do Sistema TMS:

• Cadastro e gerenciamento de veículos
• Controle de manutenção da frota, peças e acessórios (suprimentos)
• Controle de custos
• Planejamento de frete
• Plano de rota (roteirização)
• Emissão e Gestão de documentos fiscais (NF-e, CT-e, MDF-e, CIOT)
• Rastreamento das cargas
• Processamento dos pedidos

Essas são as primícias básicas de um TMS, contudo, sabemos que por meio da Inteligência Artificial, os software TMS vão muito além quando oferecem soluções mais complexas, como essas que listamos abaixo:

• Fornece cálculos e simulações de frete para que o gestor avalie os custos
• Aponta as rotas mais adequadas para o transporte;
• Libera pagamentos e recebimentos referentes aos serviços de transporte de modo automático, sem necessidade de trabalhos manuais ou simultâneos.
• Faz o gerenciamento das diversas tabelas de frete de modo automático, reduzindo os processos de análises humanas passíveis de erros
• Oferece gráficos e relatórios que apontam o desempenho dos serviços, com base em dados reais e sempre atualizados das operações.

Quais são as diferenças entre os sistemas TMS e WMS?

Enquanto o TMS (Transport Management System) lida com todas as etapas do produto em movimento (em transporte), o Sistema WMS (Warehouse Management System) se atém na gestão do produto em ambiente interno, ou seja, no armazém da empresa (Centro de Distribuição – CD)

Dentre as funcionalidades do TMS, as quais foram citadas em seções anteriores neste mesmo artigo, estão o gerenciamento de:

• frete
• cargas
• rotas
• entregas ao cliente
• custos do transporte
• cálculos de custos em geral
• satisfação do cliente

Já o WMS se atém a:

• agendamento e recebimento de produtos
• procedimentos padrões de armazenamento
• gestão do inventário de estoque e separação dos produtos para expedição

Apesar de serem diferentes, ambos os sistemas têm contato entre si em alguma etapa da cadeia logística.

É por este motivo que se faz necessário que o Sistema TMS esteja aberto à integração com outras tecnologias, viabilizando o fluxo de informações entre elas.

Em um cenário ideal onde a empresa possui uma logística integrada, você poderá observar o Sistema TMS integrado ao ERP, ao WMS, bem como às demais tecnologias de rastreio, comunicação omnichannel, dentre outros portais e sistemas criados pelo Governo Federal, como o Siscomex, por exemplo.

Como o TMS auxilia na interpretação dos indicadores logísticos (KPIs)?

Existe uma sigla no ambiente business chamada KPI (Keys Performance Indicators), que são nada mais do que indicadores chaves de desempenho.

Trata-se de medir os resultados das diferentes operações de uma empresa a fim de perceber se ela está ou não obtendo êxito.

Na realidade logística podem existir inúmeros KPIs de logística, ou seja, diversas métricas para avaliar a evolução dos serviços de transporte, dentre eles:

1. Capacidade de entrega (SLA)
2. OTIF das transportadoras parceiras
3. Lead Time
4. Controle de resolubilidade de avarias
5. Custo por KG ou volume transportado
6. Custo por valor de produtos transportados
7. Satisfação do cliente

Já imaginou possuir um sistema que lhe dê informações suficientes para que você controle todos esses indicadores?

Esta é a melhor forma de avaliar o seu negócio e identificar gargalos que possam ser resolvidos com planos de ação. 

Qual o impacto do TMS para a logística de uma empresa?

Imagine você uma empresa que não tenha sistematizado os processos logísticos de sua empresa.

Neste cenário, cada pedido de transporte, cada plano de frete e cada rota é feita de um modo diferente, dependendo somente das decisões humanas de um operador logístico.

Certamente um processo assim está sujeito a falhas humanas que podem resultar em problemas como:

• Lançamento equivocado de dados em documentos fiscais e declarações pertinentes aos fretes (documentos lançados manualmente);
• Montagem de carga inadequada, gerando desperdício de espaço nos veículos;
• Atrasos nas entregas por falta de rastreabilidade das etapas (quando o gestor não consegue avaliar um problema que gerou atraso);
• Rotas absurdas que não levam em conta o tempo de entrega, a distância, o custo com combustível ou a calendarização (combinação de várias entregas em uma mesma rota).

Poderíamos aqui citar inúmeros problemas que um processo logístico pode apresentar por não ter etapas bem definidas e devidamente homologadas.

Com base na resolução de todas essas e outras dores, o Sistema TMS traz impacto por ser uma ferramenta capaz de automatizar todos esses processos, fazendo com que o foco esteja nas etapas e não nas pessoas.

Dessa forma, as pessoas seguem as diretrizes da tecnologia, e não o contrário.

Vamos então aos impactos de cada sistema TMS.

TMS Embarcador e seus impactos

Os processos logísticos de insumos e produtos acabados, mesmo quando bem geridos, dependem de muitos recursos, energia e cuidados.

São muitos dados, pontos de controle, pessoas e recursos financeiros envolvidos e mesmo que a equipe seja dedicada e atenciosa, é impossível de se obter um controle refinado livre de erros.

Sendo assim, o uso da tecnologia para sistematizar o processo concedendo-lhe velocidade, precisão e qualidade.

Isso impacta diretamente na qualidade do produto, na eficiência dos processos, na satisfação do cliente e, não poderia ser diferente, no resultado financeiro da empresa.

Alguns benefícios quando a empresa adota um TMS Embarcador:

• Redução da conta frete em mais de 10% – Estatística de mercado observada pelas principais fornecedoras de TMS. Observados principalmente pelo direcionamento adequado para a transportadora com o menor custo, analisando entrega-por-entrega de forma automatizada, bem como pelo processo sistematizado de auditoria dos valores de todos os CT-e recebidos.
• Redução do tempo de preparação e expedição dos produtos
• Melhora na qualidade do serviço da transportadora pois passa a ser acompanhada constantemente por indicadores
• Redução de custos com mão de obra, uma vez que parte dos processos se tornam automatizados executados pela ferramenta. Estima-se uma redução de aproximadamente 25% em RH relacionado aos processos de contratação e controle de frete.
• Aumento da satisfação do cliente que passa a acompanhar com mais informações o processo de entrega.
• Aumento da satisfação do cliente pela melhora da qualidade da entrega, respeitando prazos acordados.
• Incremento da capacidade de gestão e planejamento com o acompanhamento dos relatórios e indicadores. 
• Capacidade para operar com um número maior de transportadoras, permitindo uma melhor exploração de oportunidades pontuais.
• Incremento no resultado da empresa pela combinação de processos melhores, com menores custos e maior satisfação do cliente.

TMS Transportador e seus impactos

Por meio de um TMS, os cálculos, os planejamentos, a geração de documentos essenciais, as análises, os relatórios e até mesmo as ações de comunicação com o cliente final podem ser realizadas de modo automático, com precisão e agilidade.

Além de todo o impacto relacionado aos processos, listamos abaixo uma série de outras vantagens de se ter um Sistema TMS rodando em sua empresa:

• Redução de custos
• Planejamento das rotas
• Automatização da geração dos CT-e, MDF-e, CIOT e outros 
• Integração com outros sistemas de gerenciamento como ERPs e WMS
• Comunicação facilitada entre a central de operação e os operadores em campo
• Melhora a rastreabilidade, eliminando controles paralelos em planilhas
• Fornece indicadores em tempo real
• Agilidade nos processos de despacho

Quando a sua empresa precisa do TMS?

Se a sua empresa se encontra em uma situação de desgaste com clientes devido a qualidade das entregas, ou se a sua gestão ainda é feita por um sistema muito simples que precisa de apoios paralelos, como planilhas ou bloco de notas, significa que sua empresa está em um momento emergente quanto à adoção de um Sistema TMS.

No caso de empresas embarcadoras, o uso de tecnologias de gestão, incluindo o TMS, pela indústria e comércio, deixaram de ser consideradas como recurso de diferenciação para serem classificadas como necessidades para sobrevivência.

Atualmente, quem não têm um TMS está sendo engolido pelas que adotaram tais tecnologias como parte inerente do negócio.

Quanto ao TMS em particular, devemos considerar alguns pontos importantes para a decisão do momento de ser adotado.

Isso porque a empresa pode não estar precisando ou não estar preparada para sua utilização, quais sejam:

• Volume de contratação de fretes – Enquanto todo processo estiver sendo gerido com qualidade, por meio de recursos mais simples, tais como uma planilha de dados
• Recurso humano adequado– Para o uso adequado de um TMS é necessário que a empresa possua o recurso humano adequado, permitindo que este extraia do sistema os resultados que a ferramenta consegue oferecer. Caso isto não seja possível a dificuldade de operação será definitiva para o desuso da ferramenta e o retorno para o processo anterior será certo, causando frustração e prejuízos.
• Valor da conta frete – Este item também deve ser analisado, pois a contratação do TMS gerará um custo que por vezes é difícil de ser compreendido, principalmente quanto o valor da conta frete é baixo e dificulta a confirmação do custo benefício.

No entanto, esta análise deverá incorporar os ganhos, muitas vezes intangíveis, gerados na qualidade da operação de transporte e na satisfação do cliente. 

A análise destes três pontos deve ser contínua e alguns gatilhos deixam claro o momento certo e encaminham para a urgência da adoção de um TMS, entre eles podemos destacar:

• O alto custo provocado por erros na operação de transporte;
• A falta de informações quanto ao processo de entrega e 
• A crescente insatisfação do cliente que se torna mais exigente a cada dia.

Acreditamos que se você está lendo este artigo, é bem possível que o seu momento já tenha chegado.

Se você quer hoje mesmo participar de uma demonstração online de um Sistema TMS robusto e capaz de impulsionar seu crescimento, clique aqui.

Qual Sistema TMS ideal?

Com a oferta variada de sistemas em âmbito nacional e internacional, às vezes se torna difícil para um diretor de transportadora, ou gestor de uma indústria optar pelo sistema TMS ideal.

Essa realidade é comum porque cada software de gestão de transportes apresenta suas particularidades (prós e contras).

Contudo, separamos aqui alguns pontos para você avaliar antes de tomar a decisão de contratar um software para gerenciar suas operações logísticas.

Sistemas básicos de mais que não suprem as necessidades do negócio

Você vai encontrar no mercado sistemas robustos e completos, mas também encontrará soluções incompletas que gerenciam somente uma parte da cadeia de suprimentos.

Logo, você precisará de sistemas paralelos para realizar todas os processos que o sistema não cobre e que são essenciais para o seu negócio 

Para evitar gestões paralelas, faça um mapa do seu negócio e pontue com sua equipe todas as necessidades e dores que sua empresa tem.

Além disso, liste todos os documentos que a empresa precisa emitir para o bom funcionamento das operações logísticas.

Após o mapeamento estar completo, questione a empresa de software para então validar se o sistema atende ou não sua empresa de uma forma 360º.

Verifique se o sistema integra ou não com outras plataformas de gestão

Você já pensou estar em uma situação onde você se encantou com o sistema, pois suas funcionalidades são extremamente úteis, porém o tal sistema não possui integração com seu ERP ou seu WMS?

É essencial que as diferentes plataformas de gestão tenham integração entre si, do contrário, será necessário que os dados sejam computados de forma manual de uma sistema para o outro, a fim de que você alimente o TMS com dados para suas operações logísticas.

No fim de tudo, o sistema que trouxe encantamento, foi responsável por uma série de retrabalhos que causam mais “dor de cabeça” e morosidade nos processos.

A empresa de software TMS oferece suporte técnico?

Nunca diga nunca! Esse jargão é totalmente cabível a este contexto.

Por mais experiente que seja o gestor, é necessário que a sua empresa tenha a segurança de poder contar com um time técnico capacitado para resolver possíveis problemas nas operações.

Não abra mão de contratar uma fornecedora de software que garanta um suporte técnico sempre a sua disposição para casos de falhas técnicas, ou até mesmo falta de conhecimento no lançamento de algum dado específico em um documento fiscal.

Um detalhe importante, se sua operação é de 24h, faça questão de ter a mesma disponibilidade com o suporte.

Você não vai querer travar seu processo ou até mesmo sua empresa porque o sistema parou de funcionar e você não faz a mínima ideia de onde está o problema.

Pesquise a reputação da empresa de software

Não se engane com apresentações bonitas e discursos de vendas bem ensaiados.

A melhor prova social de que uma empresa de software TMS é idônea é a própria recomendação das pessoas que já a contrataram.

Pesquise em fóruns, em sites de avaliação, no reclame aqui ou até mesmo nas próprias mídias sociais da empresa, a fim de se certificar do seu compromisso como cliente.

Avalie o ROI do investimento em um Sistema TMS

Muitas empresas não investem em uma ferramenta de gestão adequada por considerar o valor investido alto demais.

Contudo elas esquecem que o valor dos gargalos de uma gestão equivocada e amadora é muito mais caro.

Antes de avaliar qualquer preço de ferramenta, coloque em avaliação seus prejuízos ao longo de um ano para perceber quanto custa ter uma gestão sem alinhamento.

Ao avaliar o valor de um software TMS, procure fazer um cálculo prévio de ROI (Retorno sobre o Investimento), com base na economia que você terá ao resolver problemas com a tecnologia nova.

Certamente os lucros de uma gestão eficiente vão cobrir os custos com o software em pouco tempo.

Sistema TMS em Nuvem ou Sistema Tradicional? Qual escolher?

Você que lida com tecnologia todos os dias certamente já percebeu as vantagens de ter seus dados salvos em nuvem.

Sistema em nuvem (Cloud Computing) significa dizer que suas  informações ficam armazenadas em ambientes online.

Deste modo, você pode acessar a qualquer momento, a partir de qualquer lugar desde que tenha um dispositivo ligado à internet.

Com o Sistema TMS, essa realidade não é diferente.

Um sistema em nuvem, diferentemente do tradicional (desktop com servidor local), possui muito mais segurança devido a criptografia dos dados, que funciona como uma espécie de codificação digital única que dificulta a ação de crimes cibernéticos.

Além disso, ter todos os seus dados hospedados em um servidor físico faz você correr o risco de:

• panes elétricas
• perdas de informações no HD
• roubo de equipamentos
• sobrecarga de memória
• lentidão do sistema

Opte por um Sistema TMS em nuvem e desfrute da mobilidade de poder acessar os dados das suas operações logística mesmo se estiver em casa.

Além disso, um sistema em nuvem é capaz de integrar com outras aplicações de modo bem mais fácil.

Essa integração faz com que o seu TMS se torne uma ferramenta potente que conte com sistemas complementares que auxiliem na construção de uma solução tecnológica mais avançada.