MDF-e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

O que é MDF-e?

MDF-e (cuja sigla significa Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) é um documento eletrônico de caráter fiscal criado pelo Governo Federal Brasileiro que tem a finalidade de reunir informações da NF-e e CT-e dos produtos em transporte.

Em resumo, quando um transporte de carga fracionada conta com produtos que possuem diferentes NF-e e diferentes CT-e, o MDF-e serve para reunir todas as informações fiscais dos produtos em um mesmo documento eletrônico facilitando a leitura em lote.

Apesar de ser um documento 100% eletrônico, existe a versão auxiliar impressa do MDF-e, chamada de DAMDFE  (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), a qual por regra deve estar sempre presente no veículo para fins de fiscalização.

Como era a realidade do transporte antes do MDF-e?

Imagine que um veículo de carga fracionada se encontre em um posto de fiscalização e dentro do veículo existem mais de 300 eletrodomésticos para diferentes destinatários.

Cada um possui sua respectiva Nota fiscal, além de diferentes documentos de CT-e.

Para conferência dos produtos, era necessário uma análise individual dos itens que atrasava algumas etapas do transporte.

Para diminuir o retrabalho, o governo federal, a partir de 2012, começou a movimentar-se em relação ao MDF-e, o qual passou a ser obrigatório em transações interestaduais a partir de 2014.

A ideia do documento era de simplificar as informações, dispondo-as em um mesmo documento para facilitação da conferência fiscal.

Qual a importância e quais as vantagens do MDF-e?

Como temos reforçado nos parágrafos anteriores, o MDF-e tem um papel essencial na facilitação da fiscalização dos produtos em rota. Contudo, listamos aqui mais vantagens que reforçam a importância deste documento:

• Possibilita a identificação do responsável pelo transporte da carga
• Permite que os sistemas realizem o rastreamento das cargas
• Realiza o registro de substituições dos transportes ou alterações de cargas, bem como os seus condutores
• Facilita o registro dos documentos em lote para simplificação da fiscalização.

Quais são os erros mais comuns na emissão do documento?

Apesar de o documento já ter uma certa tradição no meio do transporte, ainda é comum para alguns usuários a existência de dúvidas na hora da emissão.

Essas dúvidas podem gerar equívocos no lançamento do documento, os quais devem ser evitados para que a empresa não tenha problemas de atrasos devido ao bloqueio da fiscalização.

Além dos erros clássicos relacionados a falta de informações por digitação, como: número de placa, documento do motorista, dentre outros cadastro iniciais, listamos aqui 3 outros erros que também são comuns na hora de lançar a MDF-e:

Erro na hora de traçar rota e indicá-la no MDF-e

Se uma carga tem o seu carregamento feito no Rio Grande do Sul e tem seu destino em São Paulo, a ordem do registro de rota obviamente deve ser:

RS > SC > PR > SP

Cuidado para não errar a ordem da UF (Unidade Federativa – Estado) na hora de lançar o MDF-e.

Erro na hora de encerrar o MDF-e

Existem alguns contextos que exigem dos usuários a responsabilidade de lançar o encerramento do MDF-e, que são:

• Redespacho
• Transbordo
• Substituição (seja do veículo, do motorista)
• Inclusão de mercadorias

Listamos aqui somente alguns contextos, porém sabemos que podem haver mais situações nas quais o MDF-e deva ser encerrado.

O não encerramento do MDF-e bloqueará o veículo registrado na hora de lançar outro MDF-e, ou seja, um novo processo seria impossível de ser realizado por causa da falta do encerramento, independentemente da nova data de emissão.

Erro na quantidade de MDF-e emitidas para uma UF

Cada veículo tem seu destino, e obviamente isso está atrelado a uma UF. Para cada UF poderá haver somente  uma MDF-e do veículo em questão.

É possível acontecer algumas alterações no percurso que necessitem a adição de novos produtos na carga. 

Por consequência, a MDF-e deve ser reemitida para inclusão dos novos produtos, porém antes dessa adição, é necessário encerrar a MDF-e anterior, pois a duplicação de uma MDF-e para um mesmo UF é apontada como erro no sistema do Governo.

Para evitar isso, é necessário estar atento a hora de encerrar um MDF-e.

Quando a emissão do MDF-e é obrigatória e quem deve emitir?

A emissão do MDF-e é obrigatória em casos de transporte interestadual de mercadorias. Listamos abaixo o perfil das empresas que necessitam estar atentas às rotinas deste documento fiscal:

• Empresa que emite de CT-e (Modelo 57), independentemente do regime tributário no qual opera.
• Empresa que emite NF-e (Modelo 55), no transporte de mercadorias realizadas em veículos próprios ou contratados (terceirizados) 

Como a tecnologia pode trabalhar como uma importante aliada?

Não é novidade que os processos tecnológicos tenham a função de automatizar a nossa rotina, quem dirá em questões logísticas.

Por se tratar de dados fiscais, é extremamente importante que a sua empresa disponha de um Sistema TMS ideal para emissão de documentos relacionados aos processos de transporte.

A Levou Tecnologia dispõe de um software especialista em gestão de transportes, por isso, separamos a seção abaixo para demonstrar como realizar a emissão de MDF-e por dentre de nosso sistema.

Como emitir um MDF-e?

Vamos exemplificar a emissão do MDF-e por dentro do sistema ESL Cloud, representado pela Levou Tecnologia.

Veja como é possível realizar a emissão do documento com poucos cliques:

1. Tela de Manifesto

Os usuários do Sistema utilizam o processo de manifesto para lançar as despesas de viagem. O documento pode também ser chamado de Romaneio. Para iniciar o processo de emissão do MDF-e, basta clicar no ícone de edição de um dos manifestos.

2. Na próxima tela você vai escolher o veículo a ser utilizado no serviço, seja ele de terceiro ou frota própria. Preencha todos os dados que estiverem habilitados.

3. Na mesma tela do manifesto, na parte principal, você vai incluir os documentos fiscais relacionados a este manifesto:

4. Após configurar o filtro dos documentos que você deseja rastrear, será aberta a tela abaixo para que você selecione os documentos relacionados ao serviço em questão:

5. Após importados os documentos fiscais, o manifesto apresenta a função de roteirizar, ou seja, a inteligência do sistema traça a melhor rota para este serviço de transporte:

6. O Sistema apresenta na mesma tela um painel gerencial onde você pode acompanhar um resumo do veículo, referente à carga e capacidade máxima:

7. Em caso de veículo terceiro, na mesma tela o sistema apresenta um demonstrativo dos valores a serem acertados com o fornecedor:

8. Após essas configurações, basta acionar o MDF-e por meio do botão abaixo, que o sistema logo se apropriará de todos os dados do serviço para geração automática do documento.

9. Você poderá alterar manualmente os estados da rota no mapa acima, caso necessário. Depois de todos esses processos, conforme a imagem abaixo, clique em Salvar:

10. Terminada a emissão do MDF-e, as informações serão disparadas como notificação diretamente no App do Motorista, de forma que ele vai obter todas as informações que precisa referente ao frete.

Contudo, se você quiser, poderá enviar manualmente via e-mail, ou até mesmo imprimir o demonstrativo do MDF-e para entregar em mãos.

Conclusão

Ter a sua disposição um Sistema TMS que automatiza todas essas questões é mais do que bem-vindo.

Na medida em que você tem os processos logísticos automatizados, você economiza o tempo que antes era perdido em trabalhos manuais de digitação de dados, ganhando tempo para ser mais gerencial e analítico.

O MDF-e é somente um dos recursos que você pode controlar a partir do sistema ESL Cloud, o qual representamos.

Se  a sua empresa necessita de um TMS Transportador ou TMS Embarcador e você tem interesse em agilizar a implantação dessa tecnologia no seu dia-a-dia, não hesite em entrar em contato com o time da Levou Tecnologia.

Temos à nossa disposição os melhores especialistas no assunto que poderão dar a você insights de como melhorar a sua gestão de transportes.

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